No dia 27 de outubro, decorreu mais um encontRHo online promovido pelo IIRH – Instituto de Informação em Recursos Humanos. O tema abordado foi a “Digitalização de processos RH: Como pode ajudar no contexto atual de transformação do trabalho?” onde vários especialistas partilharam opiniões sobre como adaptar a função RH às novas exigências do mercado, como aumentar o valor das pessoas através da transformação digital e como a tecnologia pode facilitar e simplificar processos, entre outros.
O painel de especialistas contou com a participação de Tiago Roxo, People & Culture Director da InnoWave, e Vítor Lopes, HR Director da FHC Farmacêutica. A moderação ficou a cargo de François Coentro, Sales Director da Meta4. A iniciativa contou com o apoio da Meta4.
O que é que o teletrabalho veio alterar e que lições foram aprendidas?
O webinar iniciou com François Coentro a questionar aos oradores sobre a mudança sentida nesta alteração abrupta da forma de trabalhar. Vítor Lopes começa por esclarecer sobre a diversidade de realidades na FHC Farmacêutica, em que o teletrabalho não é possível nas funções de fábrica. Nas palavras de Vítor Lopes, “não houve preparação” para esta nova forma de trabalhar, pelo que várias dúvidas surgiram aquando da gestão de pessoas em regime remoto, sendo que ainda não estava implementada na empresa esta forma de teletrabalho. De acordo com o profissional, foi diariamente que foram descobrindo a maneira de lidar com o teletrabalho, e confessa que os primeiros tempos foram difíceis. Quando questionado por François Coentro sobre as lições aprendidas, Vítor Lopes responde prontamente que a importância da comunicação se fez notar: “conversa de corredor é dada por garantida quase como um canal de comunicação”. Já para Tiago Roxo a mudança não se fez sentir tanto. Estando a sua empresa integrada na área de IT, confessa que já muitos colaboradores trabalhavam remotamente, pelo que foi uma mudança simples. De acordo com este profissional, havia muitos colaboradores a quererem usufruir deste tipo de regime, pelo que já era algo implementado na empresa. No entanto, admite que “não é para todos”, seja pelas características pessoais ou por condições físicas da casa: “havia pessoas a querer voltar para o escritório”.
Digitalização e proximidade entre chefias e equipas
No que à digitalização diz respeito, Tiago alega que a empresa já se encontrava num processo de digitalização e que tinham já alguns processos digitalizados. E na liderança sentiu o efeito da pandemia: “houve uma necessidade de tentar apoiar as chefias a estarem mais com as equipas, a verem-se, partilharem e terem momentos mais de convívio”. Já Vítor Lopes afirma: “o que era backoffice facilmente fizemos online”. Também nesta empresa existem vários processos já digitalizados, sendo que os colaboradores podem ter acesso a vários processos, manuais, entre outros. Mas confessa que a dificuldade revelou-se no facto de as chefias terem agora de estar mais dedicadas às equipas e mais no terreno com as equipas.
François Coentro acredita que a gestão da mudança veio para ficar e questiona os oradores sobre a mudança da proximidade entre chefias, recursos humanos e equipas. Vítor Lopes acredita que o contacto é agora mais constante, e que existe mais proximidade: “as pessoas estão mais longe mas estamos mais perto e existe mais necessidade de nos apoiarmos mutuamente”. Tiago Roxo confessa: “mesmo para nós foi duro”. Durante os primeiros meses, o profissional sente que não largou o computador e o telemóvel, sempre em chamadas e reuniões. E acrescenta: “foi particularmente difícil para quem tinha família em casa”. No entanto, agora, acredita que as reuniões são mais eficientes e que o tempo é mais bem-aproveitado, porque já se começa a sentir um hábito na gestão da distância. “Estamos mais preparados e planeados”.
Compromisso dos colaboradores
Quando questionado sobre o compromisso dos colaboradores, Tiago Roxo expressa a opinião de que “tem de se ter um manager competente para manter o engagement”, uma vez que “as pessoas estão mais vulneráveis”. No entanto, confessa que não foi sentido nenhum impacto negativo na performance dos colaboradores da InnoWave, embora o engagement possa ter baixado ligeiramente. Já Vítor Lopes admite que “num ambiente físico é mais fácil gerir pessoas”, mas que existem soluções que visam trabalhar no sentido de manter o compromisso dos colaboradores: no caso da farmacêutica, optar por pedir a opinião dos colaboradores. “É a ouvir as nossas pessoas que vamos arranjar o antídoto”. O profissional acredita que pode “demorar para que alguns colaboradores voltem a retomar o compromisso”. No entanto, alega que o apoio foi demonstrado, e admite: “há pessoas que conseguem fazer gestão do seu tempo e prioridades, outras têm mais dificuldades”. Para Vítor Lopes, a melhor ferramenta para obter feedback é falar com as pessoas e haver uma comunicação aberta entre chefias e equipas. Para obter feedback, utilizam surveys e questionários. O profissional afirma ainda terem apostado em formação para chefias, de maneira a ajudá-las numa melhor comunicação.
E no futuro?
Tiago Roxo acredita que em seis meses muitas coisas vão acontecer. “Tantas coisas quantas equipas e empresas existirem”, acrescenta. O profissional acredita que existem culturas onde esta forma de trabalhar virará standard, e outras que voltarão aos escritórios. No entanto, confessa que as empresas devem pensar mais à frente, para almejar um mundo do trabalho “onde as equipas estejam oleadas para se poder optar estar ou não estar naquele horário de trabalho”. Nas palavras do profissional, “tem de haver maturidade para gerirem a sua própria entrega”. E acrescenta: “temos de aprender a dar liberdade às pessoas independentemente do local e do horário”. Tiago Roxo acredita que todas as pessoas sentiram, pelo menos um pouco, com este novo modelo de trabalho, uma necessidade de se sentirem mais eficientes. Já Vítor Lopes afirma que, com o teletrabalho, “vai ser mais notável a falta de empenho e engagement para com a organização”, da parte de quem, à partida, já mostrava uma falta de compromisso. Mas o profissional acredita que tem de haver confiança.
Que processos de RH devem ser digitalizados?
François Coentro reflete, numa fase final do webinar, sobre quais os processos de RH que devem ser digitalizados com prioridade: “todos os processos que trazem probabilidade de erro e muita carga de trabalho devem ser digitalizados com prioridade”, ou seja, “tudo o que é manual e com muita carga administrativa”. Este profissional acredita que é essencial dar às chefias ferramentas para que haja uma comunicação mais aberta com os colaboradores. E Tiago Roxo concorda, dizendo que é mais importante ajudar novos colaboradores do que preencher processos. Também Vítor Lopes afirma que é uma gestão de tempo eficiente tornar a informação transversal, libertando as pessoas para outras funções e apoiando chefias e equipas.
Quando questionados sobre a equidade e motivação entre pessoas em regime presencial e em regime remoto, Vítor Lopes confessa que “é quase impossível haver uma equidade”, uma vez que os contextos e as realidades são completamente diferentes. “É através do reconhecimento e benefício que teremos de trabalhar”. No entanto, alega que é fruto da realidade e do contexto a diferença de tratamento. No que à sistematização do teletrabalho diz respeito, François Coentro acredita que “estamos mais direcionados para objetivos”, para entregas e datas, e não tanto para obrigatoriedade de horário. Na opinião deste profissional, “o que interessa é que façam algo útil para a organização, não que cumpram horários”.
Tiago Roxo, no que ao controlo do trabalho diz respeito, revela que não existe grande controlo por parte da InnoWave. Não existia na era pré-pandemia, nem a empresa pretende que exista agora. “Queremos confiar nas pessoas que trabalham connosco e queremos acreditar que as pessoas fazem o melhor que sabem e podem”. Para este especialista, é essencial confiar na autorregulação, e confiar que as equipas consigam criar as suas próprias regras.
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