Agilidade e transparência na formação e avaliação de desempenho

Case Study publicado na RHmagazine de novembro/dezembro de 2020.

Com milhares de profissionais a cargo, o Metropolitano de Lisboa deparou-se recentemente com a necessidade de automatizar alguns processos de RH, com vista a obter ganhos significativos ao nível da eficiência dos procedimentos, da produtividade na gestão das pessoas e da simplicidade e transparência na gestão do talento.

Antes da implementação, que começou em 2019, a gestão da formação e a gestão da avaliação de desempenho nesta organização caracterizavam-se por uma pesada carga administrativa suportada em papel, e os processos eram realizados com recurso a ficheiros dispersos e a documentação impressa, obrigando a diversos registos manuais e, consequentemente, a um esforço acrescido de controlo.

A evolução para uma solução digital afigurava-se como primordial e como um fator crítico de sucesso, quer para a execução dos planos de formação e a introdução de novos formatos de formação, quer para a agilização e desmaterialização dos processos e a aplicação efetiva de práticas de gestão e avaliação contínua.

A escolha da solução SAP SuccessFactors

Para resolver este problema, e com propósito de ter a informação cada vez mais integrada, a empresa decidiu implementar a suite SAP SuccessFactors, uma solução modular de gestão de talento, assente numa plataforma Cloud, que tem a possibilidade de cobrir todos os processos do ciclo de vida do colaborador. “Temos SAP no metro e, portanto, todos os nossos módulos de contabilidade, de gestão de RH, pagamento e processamento de salários são SAP. É uma ferramenta interessante, potente e interligar-se-ia mais facilmente com os módulos que já temos. Era muito mais fácil fazer ligação às informações dos trabalhadores. Para além disso, como o SAP Sucess Factors tem mais módulos, no futuro, depois de devidamente testados estes dois, podemos vir a querer evoluir para outros módulos que estão também disponíveis”, explica Paula Martins, diretora de capital humano do Metropolitano de Lisboa.

Neste caso, os módulos instalados pela organização foram o Learning Management System e o módulo Performance & Goals, que possibilitam a automatização dos processos de formação e a avaliação de desempenho dos 1500 trabalhadores da empresa: “Aplica-se aos técnicos superiores, que são uma população muito específica, mas também se aplica aos nossos maquinistas, ao nosso pessoal das estações, ao nosso pessoal da manutenção, aos técnicos administrativos, a todo o pessoal de apoio. Portanto, aplica-se a todas as funções desenvolvidas dentro do Metropolitano de Lisboa.”

Menos papel e maior agilidade

A implementação dos módulos da SAP SuccessFactors permitiu à organização reduzir o consumo de papel e melhorar significativamente o controlo do processo de gestão e avaliação de desempenho ao mesmo tempo que foi possível identificar um reforço da participação dos diferentes intervenientes e uma melhoria da perceção de transparência e compreensão do processo.

“O processo de avaliação de gestão do desempenho era todo ele tramitado em papel, o que significava que, na direção de capital humano, tínhamos de fazer 1500 processos individuais para que, quer o avaliado, quer o avaliador, dentro desse processo, preenchessem um conjunto de itens.

Os processos iniciam-se com uma etapa de autoavaliação do desempenho, por parte do avaliado, com o avaliador a fazer de seguida um balanço da atividade do avaliado, identificando quais foram os pontos fortes e fracos que tinha detetado no seu desempenho. Posteriormente, o avaliador preenche o formulário, no que respeita à avaliação quantitativa do desempenho do avaliado, que será ainda validada por um segundo avaliador. Todo este processo decorria com o formulário em papel a circular da direção de capital humano para os avaliadores e destes para a direção. A partir do momento em que implementámos a aplicação, não há mais cópias, não há mais processos em papel, não há mais envio de 400 formulários para a direção de operações, 300 para a área da manutenção, 450 para a área de clientes. Os documentos estão na plataforma, e temos agora uma grande facilidade de gestão deste processo”, refere a responsável.

Maior controlo e transparência

Hoje é possível, para qualquer colaborador, acompanhar a realização ou revisitar o seu processo de avaliação de desempenho em qualquer momento, o que contribui para a melhoria da transparência e compreensão do processo. 

Por outro lado, é igualmente possível à direção de capital humano monitorizar e controlar todos os formulários e todas as etapas dos processos de avaliação de desempenho, o que permite também melhorar o suporte aos avaliados e avaliadores. “Estou convicta de que não só o processo será mais célebre, como todos vão conseguir acompanhar melhor o estado do processo, porque, anteriormente, depois dos processos serem enviados para os avaliadores, só sabíamos efetivamente o seu estado, quando os processos regressavam a nós. Não tínhamos mecanismos ou ferramentas que nos permitissem controlar o estado dos formulários ou o grau de execução do processo. Agora entramos na plataforma e sabemos que o processo está parado no avaliador, no avaliado ou já foi todo tramitado e está à espera apenas da homogeneização, por parte da última instância. Creio que isto agiliza, torna mais transparente, tem vantagens significativas não só para o processo, mas também para o conteúdo deste”, nota Paula Martins.

Para a diretora, com o controlo e suporte aos utilizadores, é possível otimizar o tempo em que decorriam aqueles processos, agilizando também o trabalho dos RH e tornando o processo mais transparente. 

Maior flexibilidade e mais informação

Por sua vez, com a implementação do módulo de learning management – e apesar de ainda estar na fase de adoção – Paula Martins identifica, desde já, vantagens ao nível da disponibilidade e integridade da informação.

Com esta plataforma, será possível elevar o nível de acesso e de participação, disponibilizando conteúdos úteis ao desenvolvimento profissional, de uma forma mais rápida e otimizada, considerando a disponibilidade total e cumprindo os requisitos legais, sem custos de deslocação, nem ausências do posto de trabalho. 

A formação à distância permitirá o acesso a conteúdos formativos de forma rápida e intuitiva, incluindo a exploração de novos canais de acesso remoto, como os dispositivos móveis. “Até à data não tínhamos modo de suportar nenhuma formação em e-learning. Todas as formações que fazíamos eram formações presenciais e queríamos muito evoluir para novos formatos formativos, com base no digital, em que pudéssemos oferecer conteúdos formativos aos nossos trabalhadores, e eles pudessem fazê-los num tempo por eles decidido, dentro de um espaço temporal por nós definido, conciliando melhor as suas tarefas com a área da formação, sem os obrigar a sair do seu posto de trabalho, para virem para uma sala de aula, porque os conteúdos efetivamente assim o permitem”.

Além de permitir a gestão de formação, a plataforma cria um histórico, possibilitando ao próprio trabalhador consultar todas as ações de formação que tem no seu portefólio sem ter de recorrer aos serviços da direção de capital humano: “Qualquer um destes módulos tem um histórico acumulado que vai permitir ao colaborador, em qualquer momento, ter acesso a toda a informação sobre a sua avaliação de desempenho e sobre a sua formação, sem necessidade de estar a recorrer, em termos individuais, aos serviços da direção de capital humano a pedir informações sobre aquelas matérias.”

Outra vantagem da implementação destes módulos é a possibilidade de recolhermos, de uma forma efetiva e rápida, as necessidades de formação identificadas no processo de avaliação de desempenho. Ainda que os módulos não tenham interligação entre si (embora essa possibilidade exista), será possível, através do desenvolvimento de um relatório, recolher essa informação para a utilizarmos no desenvolvimento de ações formativas específicas.

Processos ongoing

O último processo de avaliação de desempenho do Metropolitano de Lisboa foi já realizado no SAP SuccessFactors, tendo nas áreas corporativas e, parcialmente, nas operacionais decorrido em formato digital. Como explica a diretora de capital humano, este é o primeiro ano de aplicação e é, por isso, ainda necessário maturar os processos: “Quando utilizámos esta aplicação para a realização da avaliação de desempenho do ano de 2019, não a aplicámos a toda a empresa. Deixámos de fora as áreas operacionais, pela necessidade de um esforço acrescido, na formação dos utilizadores, e de assegurarmos a totalidade dos meios técnicos para a sua utilização. Deixámos essa segunda fase para a avaliação de desempenho de 2020, quando tivermos efetivamente a formação realizada e os meios técnicos necessários para isso.”

Quanto à gestão da formação, já inclui todo o histórico de ações de formação realizadas por cada um dos trabalhadores, mas a organização encontra-se ainda na fase final de configuração para os conteúdos. De acordo com a responsável, o salto qualitativo só vai ser dado quando for possível à organização oferecer ações de formação em e-learning, estando, por isso, a desenvolver know how internamente para produzir ou acompanhar a produção de ações específicas: “Cremos que é uma ferramenta poderosa para o futuro, assim que tenhamos a possibilidade de vir a disponibilizar conteúdos de e-learning interessantes e com valor para os nossos trabalhadores. Sabemos que as pessoas só aderem a este tipo de formação, quando reconhecem valor para a sua atividade. Por isso, os conteúdos têm de ser suficientemente apelativos, mas estamos convictos de que isto nos permite dar um passo qualitativo muito grande.”

Escolhemos a ARAGO Consulting porque…

“Entre o que há de empresas no mercado a fazer esta ligação, foi aquela que nos surgiu como mostrando melhores competências para o fazer. Tivemos uma consulta de mercado e foi a ARAGO que ganhou essa consulta de mercado. Procurámos ter propostas tecnicamente convincentes, e a ARAGO Consulting foi aquela que, no momento em que fizemos a contratação, nos pareceu ser mais adequada para o fazer no tempo útil delineado. E isso foi muito importante, porque tínhamos um calendário muito apertado para conseguirmos implementar para a avaliação de desempenho de 2019. A ARAGO Consulting conseguiu cumprir rigorosamente o
calendário com que se comprometeu.”

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