Recentemente, a AMT Consulting procedeu à primeira implementação em Portugal da solução “UKG Dimensions”, do Ultimate Kronos Group – um software que permite a automação dos processos de gestão da força de trabalho, como a otimização de tempos.
Há dois anos, a AMT Consulting tomou a decisão, em complemento aos produtos e serviços SAP SuccessFactors, de incluir na sua oferta serviços de implementação da solução cloud de workforce management “UKG Dimensions” (antes, “Kronos”). Esta ferramenta permite a automação dos processos de gestão da força de trabalho, como avaliação de tempos, planeamento de turnos e solicitação de ausências, fazendo uso das mais recentes tecnologias e tendências. Cada dimensão – arquitetura subjacente, experiência do utilizador, funcionalidade, integração, acesso aos dados, entrega e suporte – é projetada no “UKG Dimensions” para ajudar a otimizar o recurso mais valioso das organizações: os seus colaboradores.
O sistema dispõe dos módulos de otimização, geração e gestão de tempos, funcionando de uma forma totalmente descentralizada. Os seus benefícios assentam em três grandes pontos: “Work Your Way” – capacitar e motivar os colaboradores através do seu envolvimento em processos de workforce management; “Work Smarter” – simplificar as práticas de gestão de força de trabalho e fornecer informação para potenciar a eficiência organizacional; “Work in a Modern Cloud” – potenciar a adoção de novas tecnologias e funcionalidades.
O “UKG Dimensions” permite: capacitar e motivar os colaboradores através do seu envolvimento em processos de workforce management; potenciar a eficiência organizacional e a adoção de novas tecnologias
Para uma melhor compreensão das mais-valias trazidas pela solução, Tiago Leal, Partner da AMT Consulting, explica: “Para além das funções típicas de gestão de tempos, o sistema permite a recolha de KPIs de uma empresa (de vendas, produção ou visitas), com vista a definir as necessidades de força de trabalho e, com base nestas, poderá definir os horários automaticamente. Em função das presenças ou picagens, o sistema avalia quais as ausências ou horas extra e consequentes quantidades a descontar ou pagar”.
Qual a diferença do “UKG Dimensions” para um sistema mais típico de gestão de tempos? Enquanto o sistema tradicional de gestão de tempos apenas permite fazer o cruzamento dos horários e/ou o controlo do ponto, esta solução oferece a possibilidade de construir os horários de forma descentralizada, adequando-os às pessoas e às necessidades.
“Olhando para a indústria hoteleira, por exemplo, tipicamente há mais procura no verão do que no inverno. Enviando esta informação para o sistema, o mesmo irá propor a força de trabalho requerida. A partir daí, são geradas as necessidades de horários e poderão ser planeadas as contratações para essas mesmas necessidades”, refere Tiago Leal.
Portanto, mais do que planear horários, esta ferramenta permite planear necessidades; mais do que dar resposta às necessidades dos RH, dá resposta a necessidades operacionais, entrando, efetivamente, na operação das empresas.
Com o “UKG Dimensions”, o processo moroso por detrás da criação de escalas de serviço em Excel é posto de parte, uma vez que no sistema todo esse planeamento é simplificado.
A implementação
No que respeita ao tempo de implementação, este difere consoante o número de módulos implementados e interfaces associados. De acordo com o Partner da AMT Consulting, uma implementação de avaliação de tempos com os interfaces mais típicos poderá rondar os quatro/cinco meses.
A empresa de consultoria de Tecnologias de Informação (TI) terminou, recentemente, a primeira implementação do “UKG Dimensions” em Portugal e, como principais desafios, Tiago Leal aponta o trabalho extenso de adequação do sistema aos requisitos legais em Portugal. Porém, com esse trabalho já feito, as implementações futuras serão aceleradas.
Uma implementação de avaliação de tempos com os interfaces mais típicos poderá rondar os quatro/cinco meses
“Uma implementação de ‘UKG Dimensions’, normalmente, é aproveitada para uma redefinição de processos internos para os tornar mais ágeis, potenciando assim as funcionalidades disponibilizadas pela solução. Neste processo, a disponibilidade e envolvimento dos interlocutores do projeto são fundamentais”, acrescenta.
Durante esta fase, a AMT Consulting oferece uma formação inicial, que envolve os principais interlocutores do projeto – os key users –, para que possam ficar proficientes na solução, e ainda formações em modelo train-the-trainer, para capacitar os elementos da equipa de implementação com o know-how necessário, de modo a ministrarem formação à restante organização.
Artigo publicado na edição n.º 140 da RHmagazine, referente aos meses de maio/junho de 2022.
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