Autor: Humberto Estrela, Partner da NexusGen by AMT Group
P
ara além de uma maior produtividade, depois de terem permitido acordos de trabalho flexíveis nos últimos anos, as organizações que pensam no futuro têm reportado uma maior retenção, envolvimento dos funcionários e confiança. É claro que esta situação depende do tipo de indústria e setor de atividade que estivermos a analisar.
Ser capaz de cultivar uma cultura de confiança é, em si mesmo, algo que pode proporcionar enormes vantagens a uma empresa.
Embora o trabalho à distância tenha certamente acelerado devido à COVID-19, há poucas dúvidas de que vai acabar em breve. A vida e o trabalho podem nunca mais voltar a ser como eram antes, pelo que as organizações acabarão por ter de reconsiderar o que é “normal” para eles e para a sua gente neste admirável mundo novo.
Com isto em mente, muitos estão a tomar medidas proativas para enfrentar o ambiente em mudança – tais como o desenvolvimento de políticas de trabalho a partir de casa que falam de questões como produtividade, trabalho seguro, acesso à tecnologia e segurança, e assim por diante.
Ser proativo é incrivelmente importante se se quiser permanecer competitivo; tanto do ponto de vista da atração e retenção de talentos, como em termos de experiência do cliente.
É assim importante desenvolver uma abordagem baseada em resultados com a tecnologia certa.
A mudança relacionada com o trabalho remoto deu origem a novas tendências na área da gestão de assiduidade para a maioria das empresas em todos os setores de atividade. Assim, poderemos explorar algumas das tendências da gestão de assiduidade mais eficientes para aumentar a produtividade da empresa:
– Aumento do uso de software de gestão de assiduidade – digitalização;
– Identificar as tendências do dia de trabalho;
– Aplicações móveis para rastreio de tempo e localização com Geofencing;
– Marcação da Assiduidade Automatizada;
– Portais de Auto-serviço para Colaboradores;
– Integração mais ativa com sistemas de gestão (ERPs) e processamento de salários;
– Análises e Relatórios Avançados.
Aumento do uso de software de gestão de assiduidade – digitalização
Muitas empresas continuaram com o trabalho a partir da sua política interna ou adotaram uma abordagem híbrida. No entanto, isso levou as empresas a investirem em ferramentas digitais de gestão de assiduidade, entre outras.
Além disso, as empresas têm de se manter em conformidade com leis laborais (Artigo 202.º do Código de Trabalho – Registo de tempos de trabalho). Mesmo as empresas que não geriam a assiduidade sentiram a necessidade de o fazer, mesmo com o teletrabalho.
Identificar as tendências do dia de trabalho
Para além de medir o tempo de trabalho dos funcionários para a conformidade, as empresas recorrem cada vez mais a ferramentas de assiduidade para obterem uma visão-chave das suas operações e eficiência (módulos de tarefas/produção e escalas de serviço).
Uma ferramenta de rastreio do tempo pode ajudar as empresas a melhorar a produtividade e a responsabilização entre os trabalhadores.
Aplicações móveis para rastreio de tempo e localização com Geofencing
Muitos empregos exigem que os colaboradores trabalhem a partir de locais diferentes, o que dificulta a sua localização por parte dos empregadores. O rastreio por GPS ajuda a assegurar que um colaborador está efetivamente no local de trabalho designado, ajudando das seguintes formas: Localização eficiente; Reembolso de custos ou ajudas; Segurança dos colaboradores; Promover a responsabilização.
As empresas podem estabelecer um limite virtual do local de trabalho chamado geofence (cerca), utilizando a tecnologia. O sistema de localização notificará os empregadores quando um colaborador entra ou sai da zona ou cerca definida e permite que somente efetue a marcação de tempo dentro de zonas autorizadas.
Marcação da Assiduidade Automatizada
Outra tendência mais recente no software moderno de gestão de assiduidade é a automatização baseada na Inteligência Artificial (IA), que reduz os esforços manuais e o risco de erros.
O registo da marcação de assiduidade utilizando cartões de ponto manuais (RFID) ou o preenchimento de uma folha em papel não é eficiente e aumenta as hipóteses de erro humano. Isto pode resultar em pagamentos incorretos e atrasados e pode mesmo levar a insatisfação dos colaboradores a longo prazo.
Assim, as soluções mais automatizadas na gestão de tempos podem ajudar a: Reduzir os custos de mão-de-obra; Minimizar os custos administrativos, acelerando o tempo de processamento; Cultivar hábitos de trabalho saudáveis; Aumentar a qualidade e celeridade no processamento de salários.
Portais de Auto-serviço para Colaboradores
A grande maioria das organizações que disponibiliza uma ferramenta de gestão de assiduidade aos seus colaboradores tem um portal de auto-serviço para gestão dos tempos com visualização de toda a situação referente à assiduidade com vários relatórios, justificação de faltas, planeamento de férias, aprovação de faltas e férias, bolsa de horas, horas extraordinárias, documentos e contratos com controlo de datas de validade, recibos de ordenado, medir os níveis de produtividade (tarefas), verificação da disponibilidade de horários em tempo real (escalas de serviço), ter notificações e emails informando de atividades relacionadas com férias, pedir aprovações, alterações de turnos, faltas não justificadas, etc.
Um portal de auto-serviço para os colaboradores é uma forma eficaz de capacitar a sua equipa e mantê-los envolvidos. Além disso, um portal de auto-serviço do funcionário pode poupar tempo valioso aos gestores e equipa de RH – delegação de competências, mantendo a comunicação interna da empresa forte e transparente, permitindo o acesso fácil a informações e recursos.
Integração mais ativa com sistemas de gestão (ERPs) e processamento de salários
A preparação da informação para o processamento de salários é um processo moroso, especialmente com processos de gestão de assiduidade manuais ou inexistentes.
Em geral, é um processo ineficiente que pode resultar em pagamentos atrasados e imprecisos. Como resultado, as soluções SaaS (Software as a Service) para o processamento de salários estão a surgir rapidamente como uma escolha popular entre as empresas.
Um sistema integrado de assiduidade com o processamento de salários pode ir buscar diretamente os dados das horas de trabalho, faltas, férias, subsídios, etc. para processar com precisão os pagamentos dos colaboradores. Reduz o tempo necessário para verificar e aprovar os dados da assiduidade e elimina a necessidade de carregar os dados manualmente num sistema separado, isto até para quem tem o sistema de processamento de salários a ser realizado por uma entidade externa (contabilidade).
Análises e Relatórios Avançados
De acordo com o inquérito global da Mckinsey “The State of AI em 2021”, a utilização de ferramentas baseadas em IA aumentou 50% em 2020 para 56% em 2021.
Portanto, não é surpresa que os softwares de gestão de assiduidade também aproveitem a tecnologia de inteligência artificial.
A análise avançada de IA e os relatórios podem ajudar as empresas a ver padrões e tendências nos dados de assiduidade, tarefas e serviços dos colaboradores e dar pistas vitais para a produtividade e eficiência da sua equipa.
Tecnologias como a análise preditiva e prescritiva vão um passo além e podem avisar sobre questões que possam surgir no futuro e formas de as prevenir.
Claramente, as recentes tendências de acompanhamento da assiduidade indicam que as empresas procuram ferramentas inovadoras para maximizar a sua eficiência e produtividade com modelos de trabalho remotos e híbridos.
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