Quase uma em cada três organizações europeias admite ter registado erros no cálculo de salários e 60% dos responsáveis por payroll revelam dificuldades em acompanhar as alterações à legislação laboral. Os dados são do European Payroll Study 2025, da Forvis Mazars, realizado junto de mais de mil responsáveis das áreas de payroll, recursos humanos (RH) e finanças em 13 mercados europeus.
Entre a informação que entra e o recibo que chega às mãos do trabalhador há admissões, alterações contratuais, férias, faltas, prémios, benefícios, retenções, contribuições, obrigações declarativas, atualizações legislativas e uma sucessão de validações. Quando algo falha, o trabalho não termina no momento em que o erro é detetado. Pelo contrário, pode implicar uma cadeia de correções.
O mesmo estudo indica que 53% das organizações já recorrem a prestadores externos para reforçar a precisão do processamento salarial e o cumprimento legal. Em Portugal, esta questão ganha particular importância, uma vez que as pequenas e médias empresas (PME) representavam 99,9% do total de empresas em 2024, segundo dados do Instituto Nacional de Estatística disponibilizados pela PORDATA. Nesse ano, existiam 1.591.692 PME, das quais 96,1% eram microempresas, ou seja, estruturas onde o processamento salarial pode estar concentrado em equipas reduzidas e num número limitado de pessoas.
Quanto custa um erro no processamento salarial?
A Ciphra chama a atenção para os custos que ficam fora do cálculo mais imediato do processamento salarial. “O custo do payroll interno raramente aparece concentrado numa única linha. Está disperso pelas horas dedicadas pela equipa, pela validação de dados, pelas atualizações dos sistemas, pelos esclarecimentos aos trabalhadores e pelo tempo necessário para corrigir um erro. Quando uma empresa compara apenas o preço de um serviço externo com o tempo de emissão dos recibos, está a comparar realidades diferentes”, explica Maria João de Figueiredo, CEO da Ciphra, citada em comunicado.
Uma alteração contratual, uma ausência, um prémio ou um benefício pode alterar o valor final a pagar. Já um dado incorreto pode obrigar à retificação de recibos, declarações fiscais, contribuições para a Segurança Social e movimentos contabilísticos, além de exigir esclarecimentos aos trabalhadores afetados. Segundo a Ciphra, a avaliação do impacto de um erro deve considerar o tempo necessário para a sua correção, o risco de incumprimento e os efeitos na relação com os trabalhadores.
As alterações regulamentares são outro dos desafios identificados pelos responsáveis de payroll. No European Payroll Study 2025, 62% apontam a frequência das alterações regulamentares como um dos principais desafios operacionais. Cerca de 48% consideram a conformidade legal um critério decisivo na escolha entre manter o payroll internamente ou recorrer a um prestador externo.
A segurança da informação é outra das dimensões identificadas nos estudos sobre processamento salarial. O HR & Payroll Pulse 2025, desenvolvido pelo SD Worx Research Institute junto de 5.625 responsáveis de RH e 16 mil trabalhadores em 16 países europeus, indica que 47% das empresas estão a reforçar o investimento no cumprimento da legislação laboral e 46% na segurança dos dados de payroll.
Externalização a aumentar
O mesmo estudo indica que 36% das empresas europeias externalizam parcialmente o processamento salarial. A percentagem deverá chegar aos 41% em 2028. Entre as organizações que recorrem à externalização parcial ou total, cerca de metade afirma ter alcançado poupanças significativas no processo.
“Externalizar o processamento salarial não significa perder controlo. A empresa deve continuar a decidir sobre remunerações, benefícios e políticas internas, além de validar a informação antes do fecho. O que muda é a responsabilidade pela execução técnica, que passa a estar apoiada por uma equipa especializada, com processos definidos e conhecimento atualizado”, aponta Maria João de Figueiredo.
Contudo, a Ciphra defende que a decisão entre manter o processamento salarial internamente ou recorrer a um prestador deve partir de uma avaliação do custo total do processo. Nessa análise, a empresa deve considerar, além do preço do software, do salário da pessoa responsável ou da mensalidade de um prestador, as horas dedicadas ao payroll, o número de validações necessárias, a frequência dos erros, o tempo gasto nas correções, a possibilidade de substituir a pessoa responsável e o impacto de uma eventual interrupção.
A escolha entre um modelo interno, externo ou híbrido dependerá ainda da dimensão da equipa, da complexidade das remunerações, do ritmo de contratação, dos recursos disponíveis e do nível de especialização existente.
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