O ano de 2020 não foi o momento para abordagens estratégicas complexas nas organizações, mas sim para respostas rápidas ad hoc. E em 2021? Quais são as tendências do local de trabalho?

De acordo com os especialistas da Konica Minolta, empresa de serviços TI, em 2021 será necessário apostar numa abordagem estratégica assente na nova visão de mudança a longo prazo. Segundo o relatório «State of the Digital Workplace Report» da SMG, pela primeira vez após três anos de números relativamente estáticos, existe uma clara maioria das organizações (56%) a afirmar que o espaço de trabalho digital é «extremamente importante» ou uma «prioridade muito importante», comparando com os 48% obtidos na análise em 2019.

Konica Minolta identifica cinco grandes tendências que vão moldar os espaços de trabalho do futuro:

Tendência 1: O escritório híbrido será o novo local de trabalho

O significado de espaço de trabalho sofreu uma mudança irreversível em 2020, na medida que passa a estar desconectado de uma localização geográfica específica. Em 2021, inicia-se a era do escritório híbrido, com o trabalho remoto a emergir como norma, o que implica que as organizações disponibilizem aos colaboradores ferramentas de trabalho eficientes, ajustadas às novas necessidades. Prevê-se que, em todas as organizações, o espaço físico do escritório fique menor, reduzindo-se a “pegada imobiliária” das empresas.

Tendência 2: Segurança, proteção e conformidade adaptadas ao escritório híbrido

A transformação para escritórios híbridos deve ser acompanhada por uma nova abordagem em termos de segurança, considerando que os parâmetros para proteger os negócios mudaram significativamente em 2020. A estratégia para as empresas deve incluir sistemas de gestão de informações mais seguros e compatíveis ou soluções de segurança para as instalações. Em 2020, a criminalidade cibernética adaptou-se rapidamente à nova realidade de trabalho e começou a atacar processos inseguros de trabalho em casa. A conformidade deve ser garantida no armazenamento, tratamento e processamento de dados, independentemente do ponto de acesso. A mudança para escritórios híbridos também terá implicações de segurança nos locais de trabalho físicos, já que a presença de menos funcionários torna mais importante a proteção inteligente dos perímetros.

Tendência 3: Orçamentos limitados para grandes mudanças

Em 2020, muitas empresas tiveram de reajustar os seus orçamentos e colocar restrições mesmo para atividades de alta prioridade, como a transformação digital. Como tal, os orçamentos devem ser utilizados da forma mais eficiente possível, privilegiando soluções híbridas e escaláveis alojadas em cloud e permitindo agilidade.

Tendência 4: Aumento da automatização de processos e tomada de decisão com base em dados

Com orçamentos mais limitados, as organizações, independentemente da sua dimensão, vão enfrentar um desafio adicional em 2021. Os funcionários são o recurso mais valioso e precisam de assumir tarefas menos repetitivas, o que também implicará um aumento na sua satisfação. Um maior recurso à automação de processos deverá ser privilegiado, o que também minimizará erros.

Tendência 5: Espaços de trabalho digitais – impulso para um crescimento mais sustentável?

A sustentabilidade será um foco nas estratégias de digitalização a partir de 2021. A transformação digital, com as possibilidades que as ferramentas de colaboração proporcionam, permite reduzir o impacto relacionado com a mobilidade, tanto em viagens diárias como em viagens de negócios. Assim, o crescimento de uma organização dependerá da sua capacidade de mudança para uma economia verde e de baixas emissões de carbono. Uma maior maturidade digital poderá ajudar a atingir esses objetivos.

Este será um momento para revisitar as soluções que foram implementadas rapidamente após a pandemia, com o objetivo de as “consertar” ou “substituir” quando necessário, de modo a melhorar a eficiência e aumentar a segurança e a conformidade.