Metade dos profissionais que viajam em trabalho admite ter contornado, pelo menos uma vez, as políticas de viagens e despesas da empresa. A conclusão é de um estudo da SAP Concur, que identifica falhas na forma como muitas organizações definem, comunicam e aplicam estas regras.
O inquérito anual Global Business Travel Survey revela que 50% destes colaboradores reconhecem ter ultrapassado as políticas internas de viagens e despesas (T&E), revelando comportamentos que vão desde a utilização de benefícios corporativos para fins pessoais até à omissão de despesas legítimas.
Segundo o estudo, 49% dos inquiridos justificam estes comportamentos com o facto de as políticas serem suficientemente flexíveis para permitir diferentes interpretações. Outros 11% admitem fazê-lo como forma de compensar aquilo que consideram serem salários injustos, enquanto 6% apontam falhas nos mecanismos de controlo interno, convencidos de que dificilmente serão detetados.
O estudo mostra ainda que 9% dos colaboradores assumem sentir pouca lealdade para com empresas que restringem excessivamente os seus hábitos de viagem e outros 9% consideram estes comportamentos aceitáveis porque acreditam que “toda a gente o faz”. Entre as situações mais frequentes estão a utilização de descontos corporativos para viagens pessoais (6%), o prolongamento de deslocações profissionais sem recorrer a dias de férias nem informar a chefia (7%), o pagamento de despesas de acompanhantes com fundos da empresa (8%) ou o convite a pessoas externas à organização para integrarem viagens de trabalho (8%).
Os jovens arriscam mais
A predisposição para contornar as regras varia significativamente entre gerações. Enquanto 32% dos Baby Boomers e 37% da Geração X admitem já o ter feito, essa percentagem sobe para 55% entre Millennials e profissionais da Geração Z. Também o nível hierárquico parece influenciar estes comportamentos, sendo que 54% dos executivos reconhecem ter ultrapassado as políticas internas de despesas, face a 49% dos restantes colaboradores.
O estudo destaca ainda para uma realidade menos evidente: muitos colaboradores deixam de apresentar despesas a que têm direito. No último ano, 13% optaram por não submeter pedidos de reembolso legítimos para evitar chamar a atenção dentro da organização. Entre os motivos apontados, 17% receiam ser vistos como pessoas que gastam demasiado e 11% não querem dar a ideia de que despendem mais do que os colegas.
Outros 30% dizem abdicar do reembolso quando a despesa também lhes traz um benefício pessoal, enquanto 13% evitam ultrapassar o orçamento previamente aprovado para a deslocação e 8% não apresentam despesas quando acreditam que estas dificilmente seriam aprovadas.
“Quando as políticas são claras, justas e fáceis de seguir, deixam de ser apenas um conjunto de regras para se transformarem numa ferramenta que capacita as pessoas. O objetivo não é controlar cada decisão, mas criar um ambiente de confiança onde os colaboradores possam focar-se no seu trabalho e viajar com a segurança de saber exatamente o que é esperado deles. As organizações que conseguem este equilíbrio não só reforçam a conformidade, como também fortalecem o compromisso, a transparência e a cultura empresarial”, afirma João Carvalho, Head of Finance da SAP and Spend Management Southern Europe, em comunicado.
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