Como atrair e gerir talento num mundo digitalizado?

Este webinar contou com a participação de Carlos Carracha da INFOCONTROL, Rita Alvito da ARAGO Consulting, Sónia Barbosa do Grupo Casais e Rita Baptista da OGMA. O evento contou com a moderação de Cristina Martins de Barros, managing director do IIRH, e com o apoio da INFOCONTROL e ARAGO Consulting.

Como gerir a assiduidade e o desempenho do colaborador em teletrabalho?

Carlos Carracha da INFOCONTROL começa por confirmar que, hoje em dia, os terminais de ponto, ou os terminais de marcação, têm vindo a ser substituídos por equipamentos mais versáteis, como os telemóveis. Facilmente, é possível descentralizar os processos, e «descentralizar processos também significa responsabilização». Ao fornecer informações ao colaborador, é possível responsabilizá-lo, pelo que o empregador consegue «ter o relógio de ponto na palma da mão».

Atualmente, e de acordo com o responsável, um sistema de ponto não é um sistema de controlo, mas sim um sistema colaborativo, que permite obter informação a qualquer altura e em qualquer lugar. Por isso, a par deste sistema, existem alguns aspetos essenciais a ter em conta: a responsabilização, a descentralização, a simplificação e a humanização. «Relativamente aos pedidos de ausência, distribuição do teletrabalho ou do trabalho presencial, a nossa plataforma permite fazê-lo de forma simples, gráfica e intuitiva, e dentro desse âmbito conseguimos gerir processos de maneira fácil e simples, independentemente do sítio onde as pessoas estejam», refere Carlos Carracha. É para responder a estes novos requisitos que nasce o Kelio, um software de GRH que é, hoje em dia, uma solução «multidispositivo» e em modo SaaS (cloud). Esta ferramenta é utilizada por todos os colaboradores da empresa, mediante diversos perfis de acesso. E não é apenas uma ferramenta dos recursos humanos – os colaboradores podem participar, realizando ações de RH (declarar presença, solicitar licenças, agendar dias de teletrabalho, justificar faltas, consultar os saldos de horas, férias, etc.). A verdade é que, para concluir este tipo de processos, a localização deixou de ser um fator a ter em conta – com ligação à Internet é possível levar a cabo uma série de operações.

Rita Alvito avança no debate, referindo que, atualmente, muitos profissionais RH questionam-se sobre se faz sentido falar sobre avaliação de desempenho nesta era. Rita Alvito acredita que são questões desafiantes com um sabor amargo, já que, para a profissional, o desafio crucial que existe agora é o mesmo que existia antigamente – continua-se a debater a eficácia das avaliações de desempenho. Segundo Rita Alvito, faz sentido analisar novas formas de melhorar e simplificar os processos, tornando-os mais sofisticados, úteis e acessíveis a todos os colaboradores, chefias e RH. De acordo com a responsável, os outputs destes processos devem continuar a alimentar os inputs de outros processos de talentos, como a gestão da formação. Uma das soluções passa pela implementação de soluções tecnológicas, como a SAP SucessFactors, uma solução completa, integrada e modular, que cobre o ciclo de vida do colaborador.

A verdade é que hoje, mais do que nunca, os processos podem ser descontinuados repentinamente, e as prioridades alteram-se. Por isso, é crucial que os managers atualizem os objetivos, às vezes até em tempo real, e que façam por ir além da dimensão dos KPI anuais, para introduzir um ritmo mais ágil. O SAP SucessFactors, por exemplo, pode ajudar nesta monotorização mais contínua. Embora o novo modelo de trabalho remoto tenha dificultado o acompanhamento do desempenho dos colaboradores, esta é a altura ideal para se instalar uma cultura de feedback contínuo. Segundo a responsável, pode ser tentador retirar o feedback e a comunicação da lista de prioridades, mas deverá acontecer o oposto – as organizações devem reforçar e oferecer apoio, sem descurar a avaliação final do ano, que deverá continuar a existir.

Digitalização: Por onde começar?

Rita Baptista da OGMA acredita que se deve começar pela prioridade de cada empresa, já que nenhuma organização tem a capacidade de digitalizar todas as áreas em simultâneo. Nesse sentido, a OGMA também optou por implementar o SucessFactors, e optou também por criar uma aplicação de comunicação interna, para garantir a proximidade de quem está em teletrabalho. No que aos RH diz respeito, e de acordo com Rita Baptista, a história dita que se deverá começar pela fase que engloba todo o cadastro do colaborador. No caso da OGMA, a necessidade e prioridade principal centrou-se na avaliação de desempenho, pelo que a empresa optou por iniciar o seu processo de digitalização através desta área, que se revelava, até aqui, demasiado burocrática.

Segundo a responsável, é necessário garantir que os colaboradores obtêm feedback contínuo e que as lideranças estão preparadas para dar esse mesmo feedback. Na OGMA, depois da avaliação de desempenho, a digitalização progrediu para as áreas do recrutamento interno e externo – foi criada, por exemplo, uma ferramenta de mobilidade interna, como forma de responder às necessidades de carreira dos colaboradores. Neste momento, a OGMA encontra-se na fase do «employee central» e do «employee portal». Rita Baptista conclui que é também essencial demonstrar que a digitalização é para os colaboradores e não só para a empresa. Alguns dos benefícios passam pela proximidade, agilidade e simplificação, o que se vai traduzir também numa maior participação por parte das pessoas nos processos.

Digitalização do recrutamento e onboarding

Sónia Barbosa do Grupo Casais confessa que a empresa já estava preparada para esta disrupção, e que rapidamente conseguiram colocar os colaboradores em teletrabalho. «Casa Digital» é o projeto de digitalização da empresa, que conta com várias ferramentas de comunicação interna.

A aposta na digitalização surgiu a par com a estratégia e crescimento do grupo, e, a nível do recrutamento, surgiram várias vantagens – a facilidade ao acesso dos dados e dos registos foi uma delas. A empresa optou por iniciar este projeto com o módulo «Recruiting», da SAP SucessFactors, em 2019. Sónia Barbosa confessa que, com uma grande quantidade de processos de recrutamento, faltava a agilidade e a rapidez, mantendo a proximidade. O «Recruiting» veio trazer essa mesma agilidade, disponibilizando uma base de dados única, que se tornou na ferramenta de trabalho da empresa. O Grupo Casais passou a conseguir gerir tudo no mesmo local, otimizando o tempo, e fazendo com que, consequentemente, os profissionais se conseguissem concentrar em tarefas mais valiosas para a empresa.

Em maio, o Grupo Casais irá implementar a ferramenta que permitirá um onboarding digital eficaz, embora já tenham avançado com o processo da mudança. Segundo a responsável, a implementação do LMS (Learning Management System), que foi o único projeto que não caiu durante a pandemia, foi uma ajuda crucial para a organização. Deste modo, os novos colaboradores passaram a fazer a formação LMS, ao mesmo tempo que eram acompanhados através de conversas por videoconferências. Contudo, Sónia Barbosa relembra que, ainda assim, o onboarding digital não foi completamente compensador – a verdade é que o contacto humano é essencial na integração de um colaborador nos quadros da empresa. No entanto, é através do LMS e das reuniões via Teams que a empresa tenta colmatar estas necessidades.

A ARAGO Consulting foi parceira do Grupo Casais nesta implementação de software, e confirma que um dos maiores desafios foi a fase do onborading. Contudo, estas soluções vêm minimizar os danos e maximizar os pontos de comunicação e a experiência do colaborador, respondendo também a questões de wellbeing e bem-estar – e esse é, sem dúvida, um dos benefícios da digitalização.

Como usufruir das novas tecnologias e como escolher um fornecedor?

Não foram apenas os processos que tiveram de se adaptar ao novo contexto – a tecnologia também surgiu como facilitadora do trabalho e evoluiu consoante as necessidades das empresas. Segundo Carlos Carracha, a impressão digital, por exemplo, já é um processo pré-histórico, mas pode ser desafiante. De acordo com o profissional, não é possível garantir que 100% da população que vai fazer o registo consegue efetivamente marcar as suas informações através desta tecnologia. A característica física do próprio dedo pode não ter a qualidade necessária para ser registada em sistema. Hoje em dia, a leitura facial vem responder a este problema e traz uma grande vantagem: além de ser possível fazer a leitura facial, é também possível fazer a medição da temperatura corporal do colaborador. Por esse motivo, a INFOCONTROL conta com soluções do ponto de vista técnico que respondem a essa necessidade.

Rita Baptista continua o debate, avançando sobre o tema da escolha de um fornecedor. Segundo a responsável, um fornecedor deve ser um verdadeiro parceiro, que entenda as necessidades da empresa e a ajude a encontrar as melhores soluções. Já que a empresa pode saber exatamente o que precisa, mas não saber como chegar às soluções indicadas e a uma decisão, o fornecedor terá o papel de ajudar a organização na adaptação e no planeamento. Para tal, deverá conhecer bem o sistema que está a implementar e saber o que é possível fazer.

Regresso aos escritórios

Para Carlos Carracha, é possível gerir de forma equitativa o teletrabalho e o trabalho presencial. É possível, atualmente, levar a cabo essa distribuição e atribuição, de uma forma simples e eficaz. O único desafio que se continua a impor é, mais uma vez, o contacto humano – mas esse é um desafio ao qual a tecnologia não está preparada para responder. Contudo, e de acordo com Carlos Carracha, a INFOCONTROL está preparada para o regresso, e conta com a plataforma otimizada para gerir essas soluções.

Rita Baptista confessa que, na OGMA, tudo está a ser feito para responder às necessidades dos colaboradores. Foi por isso que a empresa levou a cabo um estudo, que teve como objetivo compreender em que formato de trabalho os colaboradores pretendem continuar. Esse mesmo estudo revelou que cerca de 70% dos teletrabalhadores pretendem ficar dois a três dias por semana a trabalhar a partir de casa. Assim, a solução a ser adotada passará pelo regime híbrido, sendo que o trabalho presencial regressará de forma faseada e com rotação de trabalhadores.

Sónia Barbosa refere que o mesmo plano será implementado no Grupo Casais – o regresso será faseado e gradual, cumprindo as normas de segurança. A responsável acredita que, para bem da saúde mental dos trabalhadores, o regresso é também fundamental. Já Rita Alvito confessa que, na ARAGO Consulting, o teletrabalho já era habitual. A escolha, contudo, recai sobre o colaborador.

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